Documentele vechi se scanează corect dacă le pregătești cu atenție, le digitalizezi la rezoluție potrivită, le salvezi în formate stabile și păstrezi cel puțin trei copii. Checklistul memorieurbana.ro de mai jos parcurge pașii în ordine, de la prima răsfoire până la copia de siguranță.
Pentru cine lucrează cu fotografii, acte sau scrisori din arhive de familie ori de comunitate, un punct de plecare este memorieurbana.ro, iar lista de mai jos te ajută să pui ordine în materialele tale.
Înainte de scanare
- alege un spațiu curat, cu masă dreaptă și lumină bună;
- spală-ți mâinile și lucrează cu mănuși de bumbac pentru fotografii;
- scoate agrafele, capsele și benzile adezive doar dacă nu riști să rupi hârtia;
- sortează materialele pe loturi: acte, fotografii, caiete, hărți;
- fotografiază starea inițială a lucrurilor fragile, ca reper.
Nu încerca să repari filele rupte cu bandă obișnuită, pentru că adezivul distruge hârtia în timp. Lasă restaurarea pe seama unui specialist.
În timpul scanării
Pentru texte, o rezoluție de 300 dpi este de obicei suficientă. Pentru fotografii și pentru documente cu detalii fine, urcă la 600 dpi sau mai mult, mai ales dacă intenționezi să le mărești. Scanează în culori chiar și documentele alb-negru, pentru că astfel păstrezi nuanța hârtiei și petele care pot ajuta la datare.
Verifică fiecare imagine: marginile să fie vizibile, textul drept, fără umbre de la cotor. Dacă un document este mai mare decât geamul scanerului, scanează-l pe bucăți suprapuse și îmbină-le ulterior, în loc să îl îndoi.
Formate și denumire
Pentru arhivare pe termen lung folosește TIFF sau PDF/A, iar pentru consultare rapidă generează și o copie JPEG sau PDF mai ușoară. Păstrează originalul scanat neatins; lucrezi doar pe copii.
Denumirea fișierelor trebuie să fie clară și constantă. O variantă simplă este perioada, tipul documentului și un cuvânt-cheie, de exemplu „1950_scrisoare_familie_01”. Evită diacriticele și spațiile în numele fișierelor, pentru a nu avea probleme la copiere între sisteme.
Descriere și organizare
- notează pentru fiecare piesă locul, persoanele și perioada, atunci când le știi;
- ține un tabel simplu cu denumirea fișierului, descrierea și locul în care se află originalul;
- grupează fișierele în dosare după temă sau după proveniență, nu după data scanării;
- păstrează într-un fișier separat sursa fiecărei informații.
Copii de siguranță
Regula cea mai folosită este 3-2-1: trei copii, pe două tipuri de suport, dintre care una într-un alt loc. Poți combina un hard disc extern cu un serviciu de stocare online. Verifică fișierele o dată pe an și copiază-le pe suporturi noi, pentru că discurile și cardurile se degradează.
Și originalele?
După scanare, originalele nu se aruncă. Pune-le în plicuri și cutii fără acid, într-o încăpere uscată, ferită de soare, de umezeală și de variații mari de temperatură. Nu le lipi și nu le laminezi, deoarece orice intervenție ireversibilă le scade valoarea.
Dacă ai nevoie de idei despre cum se păstrează amintirea locurilor și a oamenilor, poți consulta materialele de pe memorieurbana.ro. Începe cu un singur dosar, termină-l de la un cap la altul și abia apoi treci la următorul: așa memorieurbana.ro rămâne pentru tine un reper practic, nu o sarcină care te copleșește.
